Le télétravail, c’est dans l’ADN de L’ARCHE. Car qui dit agence de freelance dit forcément spécialistes du home working. Un télétravail efficace, en équipe et quotidien, qui plus est ! En ces temps de confinement, il nous a semblé logique de nous interroger ensemble sur ce qui faisait, selon chacun de nous, la force d’un bon télétravailleur. Histoire d’aider ceux qui n’en seraient qu’au niveau débutant. Et un premier “pilier” s’est imposé, au cours des témoignages de nos Archers : la capacité d’ORGANISATION. Chacun ayant ses petits trucs pour développer l’organisation de leur télétravail, on vous les donne ? 

On le sait, le salarié est devenu de plus en plus mobile. Et de par cette nouvelle liberté, le télétravail est totalement entré dans les moeurs. Ainsi, selon une étude de Malakoff Médéric-Humanis publiée en 2019, les télétravailleurs représenteraient en France  29 % de l’effectif des entreprises de plus de dix salariés. Soit 5,2 millions de personnes, sur 18,2 millions de salariés du secteur privé. 

Avec le confinement, la généralisation du télétravail peut poser certains problèmes à ceux qui n’en avaient pas l’habitude. Comment organiser une journée “professionnelle” dans un lieu aussi personnel que son domicile ? Surtout quand on ne l’a jamais fait. 

Pas de panique, les Archers sont toujours là, pour venir à votre rescousse (oui on dirait le slogan d’un dessin animé du Club Dorothée) ! Voici donc une petite sélection d’outil de bonne organisation pour votre télétravail.

La To-do list de Camille

Vous n’aimez pas les listes ? Il va falloir s’y mettre, désolé… Parce que, comme l’explique Camille, notre photographe professionnelle, spécialiste de l’action et de l’organisation,  l’avenir est à la “to-do” : 

“Pour moi, il faut être très organisé(e). Encore plus que d’habitude. Chaque semaine et chaque jour je me fixe des objectifs. Je dresse donc une “to-do list” de la semaine, et tous les matins je me note une to-do list de la journée : les tâches que je n’ai pas faites la veille sont reportées au jour J. En fonction de cette to-do quotidienne, je me crée un emploi du temps sur mesure, heure par heure et j’essaie d’en déroger le moins possible. Cela me permet de rester concentrée et organisée. Cela peut même être sport, ou ménage ! Mais au moins, je sais que ce que je dois faire est fait et que je garde tous mes objectifs en tête. Ce qui tue une entreprise et surtout une auto-entreprise, c’est l’inaction. Alors c’est mon plan à moi pour bien réussir mon télétravail : rester active !”

La Google planification d’Adeline

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Même constat chez Adeline, notre rédactrice-community manageuse : sans outil de planification des tâches, impossible de s’en sortir. Et elle, est une Google addict. Alors pour l’organisation de son télétravail, c’est du 100% Google Suite : 

“Mon petit truc en plus pour bien m’organiser, c’est mon Google Agenda (oui je suis une Google Maniaque). J’ai défini depuis longtemps des couleurs en fonction de la catégorie des tâches que je dois faire (rouge pour le boulot, bleu pour les loisirs, vert pour les RDVs extérieurs). Chaque Vendredi, je crée toutes les tâches que je dois faire la semaine d’après et je les dispatche sur chaque journée. Avec reminders et notifications sur l’ordinateur et sur le téléphone à l’appui. Je ne consacre jamais moins d’une heure à une tâche, c’est le minimum et si vous avez fini plus vite, tant mieux. Si j’ai une deadline, je me mets toujours la tâche associée un ou deux jours avant, pour être sûre de tout rendre dans les temps. Si je n’ai pas eu le temps de terminer une tâche, je la glisse juste au lendemain. Comme en plus tout ça est dispo sur mon smartphone, je ne rate jamais rien et je suis toujours dans les temps. Bon, OK, je suis un peu control freak. Mais ça fonctionne bien ! »

L’outil interne d’organisation du télétravail “tout automatisé” de Jean-Baptiste

Jean-Baptiste, le cofondateur de L’ARCHE est, comme nous tous, un petit roi de l’organisation. Une discipline qu’il a poussée à un niveau encore plus élevé, puisqu’il a même créé un outil interne pour gérer tout ça : 

“ J’utilise chaque jour notre outil interne, avec beaucoup d’automatisation. Que ce soit pendant un appel client/partenaire/prospect, lors d’une réunion ou quand je veux m’attribuer une nouvelle tâche, je crée instantanément « une nouvelle Ligne » que je complète de la manière suivante : • Nom de la tâche • Commentaire • Catégorie (exemple : gestion, compta, devis etc…) • Date de réalisation • Estimation du temps que va me prendre la tâche

Grâce à l’automatisation de notre outil, chaque tâche que j’ai prévue pour la journée s’affiche automatiquement dans mes tâches à faire. L’estimation du temps de réalisation que j’ai pré-rempli me donne un ordre d’idée de disponibilité pour d’autres tâches “imprévues” dans ma journée. Je peux aussi, en consultant mon agenda, prévenir en temps réel mon équipe de mon indisponibilité totale. Dès que je travaille sur une tâche, j’active le Time Tracking. Cela me permet de savoir à la seconde près combien de temps me prend chaque tâche. Idéal pour les prochaines fois où j’aurais à faire une tâche similaire. Une fois celle-ci finie, je passe le statut à « Fait » et elle s’archive automatiquement. Je peux également passer le statut à « Coincé » dans ce cas il faut que je trouve une solution (ça peut être dû à un manque de données du client, un appel que je n’ai pas reçu etc…) et je peux passer à la tâche suivante. Si la tâche n’est pas passée à « Fait » à la fin de la journée, elle devient « Prioritaire » pour le lendemain.”

Pour vous donner une idée, voici à quoi ressemble une tâche, avec cet outil. Pas mal, non ? 

La force tranquille de Soana

Co-fondatrice de L’ARCHE, Soana sait mieux que tout le monde jongler avec les impondérables et le manque de temps. Alors, face au confinement, elle fait, comme toujours, preuve d’une douceur et d’une sagesse à toute épreuve : 

« Je pense qu’il est important de garder son rythme de vie et ses habitudes de travail pour ne pas être trop perturbé par ce confinement et rester productif. J’essaye de conserver mes activités quotidiennes du mieux que je peux, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Pour commencer, JB (son associé) et moi, on a choisi d’être confinés à L’ARCHE. En temps normal, c’est ici que nous passons le plus clair de notre temps. Pas trop de changements pour le pro donc, si ce n’est que les archers ne sont plus présents (en télé-travail) et qu’ils nous manquent beaucoup !

Côté perso, je commençais à cumuler plusieurs activités : sport tous les matins, cours de danse polynésienne, yoga… Et bien je les poursuis toutes ! Tous les coachs et profs ont décidé de jouer le jeu et de nous envoyer les séances en vidéo ; c’est moins rigolo qu’en vrai c’est certain, mais ça permet de garder le cap ! »

N’hésitez pas à partager avec nous vos questionnements sur l’organisation du télétravail, voire même votre nouveau quotidien. L’ARCHE est aussi là pour vous aider, vous conseiller !

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Photo de Une : Camille Brignol